Tre tips til offentlige udbud – sådan bruger I miljømærker

Selv om udbudsloven trådte i kraft i 2016, er det først nu – hvor mange kommuner har styrket indsatsen for flere grønne indkøb – at mange indkøbere for alvor har taget udbudslovens (nye) muligheder for at stille grønne krav i brug. Herunder mulighederne for at fastsætte krav om miljømærker.

I mange kommuner og regioner rejser det en række spørgsmål til, hvordan man bedst udformer sit udbudsmateriale. Det vil sige, hvordan man på én og samme tid sikrer, at udbuddet lever op til gældende regler, gør det tydeligt for leverandørerne, hvad der efterspørges – og undgår at havne i en situation, hvor man skal bruge oceaner af tid på at gennemgå tilbud og dokumentation. Her får I tre gode råd til udbudsprocessen.

Råd 1: Stil krav om miljømærker

Et af de første spørgsmål, der typisk melder sig, er, om man må stille krav om et specifikt mærke i sit udbud.

”Ja, man må gerne stille krav om et specifikt mærke i et udbud – forudsat at det specifikke mærke opfylder de krav, der er angivet for mærker i udbudslovens § 46 om mærker,” siger Rikke Dreyer, chefkonsulent i Miljømærkning Danmark.

Der er ifølge Peter Dann Jørgensen, partner hos Bird & Bird, særligt ét krav i udbudslovens § 46, man som indkøber skal have for øje:

”Det er erfaringsmæssigt kravet om, at mærkekravene skal angå forhold, der er forbundet med kontraktens genstand, der er en faldgrube. Ordregiver må alene lægge vægt på forhold relateret til den konkrete anskaffelse – og altså ikke stille krav om, at leverandøren skal overholde et generelt krav, eksempelvis krav til leverandørens almindelige forretningsprocesser.”

Læs: Vejledning om brug af miljømærker i udbud 

Ifølge en undersøgelse som KL tidligere i år gennemførte blandt de kommunale chefer med ansvar for indkøb, er Svanemærket (81 %) og EU-Blomsten (63 %) de to mærker, som kommunerne oftest tager afsæt i, når de stiller krav i forbindelse med udbud.

”Svanemærket og EU-Blomsten har den styrke, at de er såkaldte type 1-miljømærker. Det betyder, at de er baseret på den internationale standard, ISO 14024, som sikrer, at mærkerne er produktspecifikke og bygger på en livscyklusvurdering samt kontrolleres af en uafhængig tredjepart. Denne tilgang sikrer relevante krav og maksimal miljøeffekt – og gør det samtidig mere enkelt for indkøberne, som ikke selv skal udvikle og kontrollere miljøkrav. Derfor ser vi også, at flere offentlige ordregivere henviser til ”Svanemærket, EU-Blomsten eller andet type 1 miljømærke” i deres udbud,” fortæller Rikke Dreyer.

Læs også: Kommunerne er vilde med miljømærker

Miljømærkning Danmark har udarbejdet eksempler på udformning af krav om miljømærker. Her er anbefalingen, at der efterspørges dokumentation for opfyldelse af de enkelte mærkekrav bag Svanemærket/EU-Blomsten. Kravet kan fx formuleres således:

”Den alternative dokumentation skal udformes i overensstemmelse med dokumentationskrav i det relevante kriteriedokument og kan være verificeret dokumentation eller erklæringer fra tredjepart eller dokumentation eller erklæring fra producenten”.

Se eksempler på udformning af dokumentationskrav.

Råd 2: Nævn alle relevante mærker

Hvis man efterspørger varer med et givent miljømærke (fx Svanemærket) i sit udbudsmateriale, vil man ofte – udover at få tilbudt varer med det pågældende mærke – også få tilbudt varer med andre miljømærker. Men det kan både være svært at sammenligne de forskellige miljømærker, man bliver tilbudt, og at vurdere om disse er tilsvarende. Det er derfor en god idé at nævne alle de miljømærker (fx Svanemærket, EU-Blomsten og Den Blå Engel), man som offentlig ordregiver vil acceptere.

Det er samtidig værd at være opmærksom på, at det ikke fremgår af udbudslovens § 46, at man skal anføre ”eller tilsvarende” sådan som det gør sig gældende, når man henviser til standarder. Og særligt hvis man nævner flere mærker i sit udbud, er det en god idé at undlade ”eller tilsvarende”, fordi det bliver uklart, hvad det betyder, når flere mærker er nævnt.

”Selv om man har efterspurgt konkrete mærker i sit udbud, skal man være parat til at acceptere tilsvarende dokumentation. I sådanne tilfælde er det dog tilbudsgiveren, som skal forklare, hvilket mærke deres varer er tilsvarende”, siger Rikke Dreyer.

Det er med andre ord tilbudsgiver der skal godtgøre, at den tilsvarende dokumentation svarer til kravene som følger af det mærke, ordregiver har valgt.

Læs også: Gode råd til selve udbuddet

Råd 3: Brug 1-times-reglen

Nogle kommuner oplever, at det kan være en tung opgave at skulle tjekke “anden passende dokumentation”. Derfor undlader de måske helt at efterspørge dokumentation for opfyldelse af mærkekrav.

Hvis man som ordregiver vælger at stille krav om miljømærker i sit udbudsmateriale, er det en god idé at gøre tilbudsgiverne opmærksomme på, at ordregiver forbeholder sig ret til at afvise et tilbud, hvis de ressourcer, der skal bruges på at vurdere den alternative dokumentation for opfyldelse af mærkekrav, i uhensigtsmæssigt omfang overstiger de ressourcer, der er forbundet med at konstatere, at de tilbudte varer har det krævede mærke.

”Man skal som ordregiver acceptere anden passende dokumentation for opfyldelse af et mærkekrav, hvis betingelserne i udbudslovens § 46, stk. 4 er opfyldt. Denne forpligtelse er dog begrænset af ”1-times-reglen”, som slår fast, at ordregiveren i nogle tilfælde kan afvise et tilbud, hvis det tager mere end en time at gennemgå dokumentationen,” fortæller Rikke Dreyer og uddyber:

”Det drejer sig om de tilfælde, hvor en tilbudsgiver ikke har det krævede mærke, selv om det har været muligt at opnå det inden for den gældende frist”.

1-times-reglen er vejledende og blev introduceret i lovforslaget til udbudsloven. Peter Dann Jørgensen supplerer:

”Hvorvidt 1-times-reglen er overholdt beror på en konkret vurdering i det pågældende udbud. Anvendelse af reglen er udtryk for et skøn, som foretages af ordregiver. Det er derfor vores formodning hos Bird & Bird, at Klagenævnet for Udbud som udgangspunkt vil være tilbageholdende med at tilsidesætte anvendelse af reglen, så længe ordregiver reelt har foretaget et skøn.”

Læs mere om 1-times-reglen i vejledningen til udbudsloven (side 151 og 152).

Denne artikel er udarbejdet i samarbejde med og kvalitetssikret af advokatfirmaet Bird & Bird.